Ewidencja środków trwałych to pojęcie z dziedziny księgowości. Jest to spis wszystkich materialnych i niematerialnych przedmiotów i wartości prawnych danej firmy. Muszą prowadzić ją wszyscy przedsiębiorcy, których dotyczy obowiązek prowadzący książkę przychodów i rozchodów. Ewidencja, o jakiej mowa w artykule, jest bazą do dodania amortyzacji w koszty działalności.

Czym jednak dokładnie jest ewidencja środków trwałych? Czym w ogóle są środki trwałe? Jakie są ogólne zasady prowadzenia tego rodzaju ewidencji? I co jeszcze wart o tym wiedzieć? Odpowiedzi na wszystkie te i bardzo podobne pytania znajdują się poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym są środki trwałe? Ogólna charakterystyka

Definicja tego pojęcia znajduje się w ustawie o PIT. Najprościej rzecz ujmując, środki trwałe to wszelkiego rodzaju budowle, lokal albo budynek, które stanowią osobną własność. Do tego wliczają się również takie przedmioty, jak maszyny, urządzenia czy środki transportu, stanowiące własność albo współwłasność podatnika.

Warto wiedzieć, że środki, o jakich mowa w artykule, mogą być dzierżawione albo leasingowane. Jednak wszystko to wówczas, gdy jedna ze stron może zaliczyć je do środków trwałych. Do środków tych można zaliczyć też wszelkie ulepszenia w obcych środkach trwałych i środki trwałe w budowie. Ogólnie wszystkie te składniki są klasyfikowane w dziesięciu grupach:

• Grunty.
• Budynki oraz lokale.
• Kotły i maszyny energetyczne.
• Obiekty inżynierii lądowej i wodnej.
• Maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne.
• Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania.
• Urządzenia techniczne.
• Środki transportu.
• Narzędzie, przyrządy, nieruchomości i wyposażenie niesklasyfikowane gdzie indziej.
• Inwentarz żywy.

Warto pamiętać, że każdy element może podlegać wycenie. Musi więc zostać wcześniej ustalona jego wartość początkowa. Ta bowiem stanowi bazę do dokonania tak zwanej amortyzacji. Wartość tych środków określana jest głównie na bazie ceny kupna, kosztu produkcji albo wartości rynkowej. To ostatnie choćby w przypadku darowizny.

Czym jest ewidencja środków trwałych i kro musi ją prowadzić?

Najprościej rzecz ujmując ewidencja kosztów środków trwałych to pewien wykaz. Czego? Wszelkich dóbr, które osoba prowadząca działalność gospodarczą nabył albo kupił na potrzeby działania i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, że do jej składu nie zaliczają się jedynie przedmioty, ale również wartości niematerialne i prawne. Środki trwałe jednak muszą być wykorzystywane w zgodzie z profilem działalności. Mogą być oczywiście również nabyte albo wyprodukowane przez właściciela przedsiębiorstwa. Aby środek był środkiem trwałym musi być użytkowany i wykorzystywany przynajmniej przez dwanaście miesięcy.

Ewidencja środków trwałych w przypadku każdego przedsiębiorcy, rozliczającego się na bazie księgi przychodów i rozchodów albo ryczałtu, jest obowiązkowa. Działanie takie umożliwia otrzymanie odpisów amortyzacyjnych. Te z kolei pozwalają na odzyskanie przynajmniej jakiejś części kosztów związanych z prowadzeniem firmy.

Warto wiedzieć jednak, że początkiem roku 2019 roku obowiązek ten został uchylony dla podatników podatku od przychodu ewidencjonowanych. Czyli po prostu dla tych, którzy rozliczają się na zasadzie ryczałtu.

Ewidencja środków trwałych funkcjonuje na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku.

Jakie informacje powinien zawierać rejestr środków trwałych?

Warto pamiętać, że wszelkie zapisy w takim dokumencie muszą być dokonane nie później niż w tym miesiącu, kiedy wyposażenie zostało przekazane do użytku. Właściwie prowadzona księga środków trwałych musi zawierać takie elementy, jak:

• Kolejny numer wpisu.
• Datę nabycia środa trwałego.
• Numer faktury albo ewentualnie rachunku.
• Nazwę wyposażenia.
• Cenę nabycia wyposażenia lub ewentualnie wartość jego produkcji.
• Numer pozycji, pod jaką koszt związany z nabyciem środka trwałego, został wpisany w księdze.
• Datę likwidacji.
• Przyczynę ewentualnej likwidacji wyposażenia.

Jakie są ogólne zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych?

Wśród najważniejszych środków trwałych należy wyróżnić przede wszystkim potrzebę zawierania określonych informacji. Wszystkie one zostały wymienione powyżej. Oprócz tego ważne jest również posiadanie dokumentu, który potwierdzać będzie dokonanie zakupu środka trwałego. Oczywiście nie mniejsze znaczenie ma forma zapisania środka w ewidencji.

W praktyce oznacza to wskazania wartości początkowej, czyli ceny zakupu powiększonej o koszty na przykład transportu. Taka kwota musi być kolejno pomniejszona o podatek od towarów i usług.

Środki trwałe z kolei, które były wyprodukowane w przedsiębiorstwie są wycenianie na podstawie kosztów, które zostały poniesione podczas produkcji.

Przy tym wszystkim ważne jest również znajomość odnośnie środków, które nie podlegają amortyzacji. Do takich należą na przykład grunty czy lokale mieszkaniowe albo dzieła sztuki. Ważny jest również fakt, że do ewidencji można wprowadzać poprawki w formie skreślenie niewłaściwej treści i wpisanie nowej.