Wielu osobom wydaje się, że faktura jest dowodem zakupu, który wystawia się jedynie przedsiębiorcom. Jednak w rzeczywistości możliwe jest też wystawienie faktury tym, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Taki dokument wówczas, nazywa się fakturą imienną. Wystawiana jest na potrzeby konkretnego klienta, a nie firmy.

Czym jest faktura imienna? Jak powinna wyglądać? Co zawierać? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na wszystkie te i bardzo podobne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest faktura imienna? Ogólna charakterystyka

Faktura imienna to dokument potwierdzający zakup, który wystawia się osobom, nieprowadzącym działalności gospodarczej. Zazwyczaj takim dowodem dla osób fizycznych jest tradycyjny paragon. W sytuacji jednak, kiedy paragon ni wystarcza, możliwe jest wystawienie faktury. Wówczas jednak klient automatycznie rezygnuje z paragonu fiskalnego.

Warto wiedzieć, że żadnej klient nie ma obowiązku podawania powodu, dla którego rezygnuje z paragonu na rzecz faktury imiennej. Fakturę taką może wystawić każdy przedsiębiorca. Oczywiście wtedy, kiedy żąda tego klient, który jest osobą fizyczną. Wystawiając taki dokument, przedsiębiorca zawsze musi pamiętać o pewnych zasadach. Jedna z nich to termin wystawienia dokumentu.

Jak wystawiać fakturę imienną?

Warto wspomnieć na początku o tym, że prośba wystawienia faktury imiennej nie musi być wyrażona w momencie zakupu. Żądanie wystawienia takiego dokumentu każdy klient może zgłosić najpóźniej do trzech miesięcy od zakupu. Żadne przepisy jednak nie zakazują wystawiania dokumentu po upływie tego terminu. Jednak przedsiębiorca nie musi wtedy spełniać prośby klienta, ale jedynie może. Zależy to więc od jego dobrej woli.

Gdy klient zgłasza chęć otrzymania faktury imiennej, to przedsiębiorca powinien dostarczyć ją najpóźniej do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym nastąpił zakup produktu albo usługi.

Fakturę imienną może wystawić każdy sprzedawca towarów lub usług, o ile klient zgłosić chęć jej otrzymania. Klient taki musi jednak być osoba fizyczną, która dokonuje transakcji dla własnych celów prywatnych.

W przypadku osób, które nie są przedsiębiorcami, a więc nie prowadzą działalności gospodarczej, nie istnieje obowiązek podawania na dokumencie numeri NIP. Mówi o tym ministerstwo Finansów. Wówczas jednak identyfikatorem podatkowym podatników jest numer PESEL, który posiada każdy obywatel Polski. Tego numeru jednak nie trzeba umieszczać na dokumencie. Wystarczy jedynie imię i nazwisko.

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury imiennej?

Często zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca odmawia wystawienia faktury imiennej. Przeważnie wynika to z nieznajomości przepisów, określających wystawiania faktur osobom fizycznym. Czy jednak przedsiębiorca ma prawo mimo wszystko odmówić? Nie. Każdy sprzedawca ma obowiązek wystawić taki dokument na wyraźne żądanie klienta.

Warto wiedzieć również, że jeśli przedsiębiorca mimo wszystko nie będzie chciał wystawić nam faktury, to możemy zgłosić to do Krajowej Administracji Skarbowej. To sprawi, że sprzedawcę takiego będzie czekała kontrola. Gdy jednostka ta wykryje jakieś nieprawidłowości, to przedsiębiorcę może spotkać kara pieniężna.

Jakie dane powinna zawierać faktura imienna?

• numer danej faktury imiennej,
• dokładna data, czyli kiedy dany dokument został wystawiony,
• potrzebne dane firmy, która odpowiedzialna jest za wystawienie dokumentu, razem z dokładną nazwą firmy, adresem oraz numerem NIP,
• dane osoby, która jest odbiorcą faktury imiennej; przede wszystkim jej imię  nazwisko oraz adres zamieszkania,
• dokładną datę dokonania transakcji; chodzi tu o sytuację, kiedy data ta jest inna niż data wystawienia dokumentu,
• nazwa towaru albo wykonanej usługi; tutaj również należy podać jej ilość czy miarę, jeśli jest to konieczne lub wymagane,
• cenę towaru, którą na dokumencie wyraża się zarówno wartością brutto, jak i netto,
• dokładną stawkę podatku VAT i wyliczoną jego wysokość od ceny,
• definitywną kwotę do zapłaty.