Z fakturą osoby prowadzące własną działalność gospodarczą mają do czynienia właściwie na co dzień. Najprościej rzecz ujmując, jest to dowód transakcji między sprzedawcą a klientem. Istnieją oczywiście różne rodzaje faktur. Jednym z nich jest tak zwana faktura uproszczona.

Czym dokładnie jest faktura uproszczona? Co powinno się na niej znaleźć? Kto i w jakich okolicznościach może ją wystawić? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na wszystkie te pytania odpowiadamy poniżej. Już teraz zapoznaj się z naszym artykułem.

Czym jest faktura uproszczona? Ogólna charakterystyka

Najprościej rzecz ujmując, tak zwana faktura uproszczone jest dokumentem księgowym. Został na nią nałożony limit, do jakiego można ją wystawiać. Maksymalną kwotą jest więc 450 złotych albo 100 euro. Faktura uproszczona to pewien rodzaj paragonu fiskalnego z numerem NIP osoby kupującej.

Warto wiedzieć, że ten rodzaj dokumentu można wystawiać na każdego podatnika VAT. Nie ma tu rozróżnienia na płatnika czynnego i biernego. Zawsze jednak powinny znaleźć się na nim dane, pozwalające wskazać stawki oraz kwoty podatku VAT.

Ważnym do zapamiętania jest fakt, że wystawienie faktury uproszczone nie jest żadnym obowiązkiem sprzedającego. To tylko jego prawo. Nie każdy przedsiębiorca też może ją wystawić. Ten rodzaj dokumentu wystawiany jest jedynie na wyraźną prośbę klienta i tylko wówczas, że przedsiębiorca również nie ma nic przeciwko i wyrazi taką wolę.

Kiedy nie można wystawi faktury uproszczonej?

Wystawianie faktur uproszczonych nie ma tak zwanego charakteru generalnego. A to oznacza, że są od niej pewne wyjątki, do których każdy przedsiębiorca powinien się stosować. Ten rodzaj dokumentu został niejako wyłączony przez ustawodawcę w kilku sytuacjach:

• sprzedaży wysyłkowej z i na terenie kraju,
• sprzedaży, kiedy NIP kupującego nie zostaje umieszczony na fakturze,
• dostawy produktu, która odbywa się na tak zwanej zasadzie wewnątrzwspólnotowej,
• dostawy towarów albo wykonania usługi, które podlegają opodatkowaniu na terytorium kraju członkowskiego UE innego niż Polska.

Co powinno znaleźć się na fakturze uproszczonej?

Najważniejszym elementem tego rodzaju dokumentu są wszystkie te dane, pozwalając na wskazanie kwoty podatku VAT. Chodzi tu oczywiście o różne stawki podatkowe, przede wszystkim jednak wartości brutto i netto dla danego produktu albo usługi. Poza tym, uproszczona faktura powinna zawierać:

• dokładną datę wystawienia dokumentu,
• datę sprzedaży towaru albo usługi,
• kolejny numer dokumentu,
• wszystkie dane przedsiębiorcy, razem z numerem NIP,
• wszystkie dane kupującego i jego numer NIP,
• dokładną nazwę produktu albo usługi,
• kwotę rabatu, jeśli oczywiście taka sytuacja miała miejsce,
• ogólną, ostateczną kwotę należności.

Jak sama nazwa wskazuje, dokument taki zawiera znacznie mniej elementów niż klasyczna faktura. Na fakturze uproszczonej NIE znajdziemy więc:

• imienia ani nazwiska sprzedawcy i kupującego produktów albo usług,
• adresu przedsiębiorcy oraz nabywcy towaru,
• miar czy ilości zakupionych produktów albo obszaru wykonanej usługi,
• ceny jednostkowej produktu albo usługi, która nie zawiera wartości podatku,
• stawki podatku,
• sumy kwoty sprzedaży netto razem z podziałem na sprzedaż, która jest objęta stawkami podatku i zwolniona,
• wartości podatku VAT od całości wartości sprzedaży netto; razem z podziałem na kwoty, które dotyczą stawek podatku.

Jaki jest termin wystawienia faktury uproszczonej?

Jeśli chodzi o terminy wystawiania tego rodzaju dokumentów, to są one takie same, jak przy fakturach VAT. Fakturę uproszczoną więc, należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim został dostarczony towar albo wykonana została dowolna usługa.

Faktura jednak nie może być wystawione wcześniej niż na miesiąc przed wykonaniem usługi czy dostarczenia produktu.

Zawsze istnieje możliwość zajścia potrzeby wykonania korekty. Gdy mowa o fakturze uproszczonej również można takie działanie wykonać. Korekta tego dokumentu kompletnie nie różni się od korekty faktury VAT. W obu przypadkach stosuje się dokładnie te same metody.

Faktura uproszczona a paragon

Warto wiedzieć, że paragon fiskalny również może być fakturą uproszczoną. Konieczne jest jednak w takim przypadku, aby kwota na paragonie nie przekraczała 450 złotych albo 100 euro. O czym już zresztą niejednokrotnie wspominaliśmy w tym artykule.

Za fakturę uproszczoną można uznać wyłącznie taki paragon fiskalny, na którym znajduje się numer NIP kupującego. W takim wypadku nie zachodzi już potrzeba wystawiania dodatkowego dokumentu do paragonu. Sam w sobie bowiem jest on dokumentem podstawowym, potrzebnym do odliczenia kwoty podatku. Jest on więc fakturą uproszczoną.

Faktura taka jest oficjalnym dokumentem księgowym. Wystawia się ją na prośbę kupującego. Oczywiście wówczas, gdy nie przekraczamy wskazanej już wcześniej kwoty, co jest bardzo ważne. Trzeba też cały czas mieć na uwadze, że przedsiębiorca nie ma żadnego obowiązku takiej faktury wystawić. W takiej sytuacji wystawia zazwyczaj fakturę VAT.